Het programma Ruimtegebruik werd afgerond in december 2022 en is op vele vlakken een succesverhaal geworden. De gestelde doelen waren het vrijmaken en inleveren van een gebouwdeel van ruim 2.000 m2 van het IWO Boekendepot, wat resulteerde in aanzienlijke jaarlijkse kostenbesparingen, en het ontsluiten van ongeveer tien kilometer aan collecties die tot dan toe nog niet beschikbaar waren voor het publiek. Beide doelen werden binnen de gestelde termijn behaald. Daarnaast heeft het programma veel ervaringen en inzichten opgeleverd, waardoor het onderwerp van efficiënt ruimtegebruik bij Depots & Documentlevering nu is geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden.

Remco Verwaal, sectorhoofd Depots en Documentlevering, vertelt: “De behaalde resultaten van het programma zijn indrukwekkend. We hebben meer dan acht kilometer extra vrije plankruimte gecreëerd, wat heeft geleid tot kostenreductie. De nieuwe indeling van het depot zorgt voor een efficiëntere werkomgeving en maakt speciaal materiaal nu aanvraagbaar via de online catalogus.” Het is de ambitie om het Programma Ruimtegebruik een tweede hoofdstuk te geven: “Wij denken dat het mogelijk is om nogmaals een enorme ruimtebesparing te bewerkstelligen en zo de kosten fors te reduceren. Dit zou een volgende significante en jaarlijkse kostenbesparing op het vierkantemetergebruik betekenen.”

700 meter winst door deselectie

Beide depots, het IWO Boekendepot en het OTM Depot, herbergen een enorme en schitterende collectie van ruim 100 kilometer. De Bibliotheek ziet kansen om de collectie kleiner te maken en compacter op te stellen.

“We maken de collectie kleiner door de-selectie. In dat proces controleren we op uniciteit, bewaardomeinen en relevantie voor het onderwijs aan de hand van landelijke UKB-regels (samenwerkingsverband van Universiteitsbibliotheken en Nationale Bibliotheek, red.). Vervolgens hebben we uitvoerig overleg met faculteiten, informatiespecialisten en conservatoren alvorens we de beslissing nemen om items uit de collectie te verwijderen. Eind 2023 heeft de selectie een ruimtewinst opgeleverd van ruim 700 strekkende meter”, deelt Remco Verwaal.

          "We willen meer in 3D  gaan werken en de kubische ruimte van de depots zoveel mogelijk vullen."

Geen lucht opslaan

Daarnaast wordt de collectie compacter, doordat de Bibliotheek deze beter op formaat opstelt. “Al jaren worden boeken in depots geplaatst op basis van de hoogte-dimensie van het boek. Het afgelopen jaar hebben we de dieptedimensie van boeken geanalyseerd. Een grootschalige steekproef liet zien dat ruim tachtig procent van de collectie niet dieper is dan twintig centimeter, terwijl de meest gebruikte planken een diepte hebben van 29 centimeter.” Voor Remco Verwaal is het vanzelfsprekend dat dit anders moet. “We slaan te veel lucht op. We kunnen dat beperken door in 3D te gaan werken en de kubische ruimte van de depots zoveel mogelijk te vullen.” Deze andere werkwijze vraagt echter wel om nieuwe kastsystemen. “De kasten moeten minder diepe planken krijgen, zodat we op hetzelfde vloeroppervlakte meer strekkende meter collectie kunnen opslaan.”

Investering

Het aanschaffen van minder diepe kasten is een effectieve manier om de ruimte  efficiënter te gebruiken, maar vraagt om een investering. “Naast nieuwe materialen  moet ook worden geïnvesteerd in de tijdelijke inzet van verhuizers. Maar gezien de enorme efficiëntie, ruimtewinst en de aantrekkelijke terugverdientijd lijkt dit acceptabel. We mogen niet vergeten dat we het grootste deel van onze collecties voor altijd zullen bewaren. Binnen Depots & Documentlevering zien we het als onze taak om dit zo slim en efficiënt mogelijk te doen tegen zo min mogelijk kosten. We willen de depots klaarmaken voor de toekomst.”

Herplaatsing

Ten behoeve van ruimtewinst en efficiëntie zal in de nabije toekomst een aanzien ijk deel van de depotcollecties worden herplaatst. Materialen van vergelijkbare grootte worden gegroepeerd in kasten die optimaal zijn ingericht voor deze dimensies.

      "We mogen niet vergeten dat we het grootste deel van onze collecties voor altijd zullen bewaren.”

Het hele jaar 2023 stond in het teken van de voorbereiding hierop. Er is een depotbeheersysteem ontwikkeld waarin alle kasten en collecties van het IWO Boekendepot staan (het OTM Depot volgt), aangevuld met de afmetingen van deze kasten en boeken, of de ruimte gevuld of leeg is en welke materiaaltypen er worden opgeslagen. Dit geeft ons binnenkort realtime inzicht via de analysetool Power BI en stelt ons in staat de complexe puzzel van het herplaatsen van de collectie uit te voeren. Daarnaast zijn samenwerkingen met andere afdelingen van de Bibliotheek en het Allard Pierson geïntensiveerd om dit doel te bereiken. Uiteindelijk heeft iedereen baat bij een opgeruimd en efficiënt depot.”

Onlangs heeft de Bibliotheek een eerste grote test uitgevoerd, waarbij in vijf weken tijd bijna 25.000 boeken een nieuwe plek kregen en waarbij bijna 900 strekkende meter werd gewonnen: “Een prestatie  van formaat waar het gehele team van Depots & Documentlevering aan heeft mee gewerkt!”, zegt Remco Verwaal trots.