Voor de beste ervaring schakelt u JavaScript in en gebruikt u een moderne browser!
EN uva.nl

Langs de hoge wanden van de Tweede Chirurgische Kliniek komen boekenkasten met plaats voor ongeveer driehonderdduizend boeken, tijdschriften en ander materiaal van de collecties van Geesteswetenschappen (GW). In de eerste ontwerpplannen was nog plaats voor ongeveer twaalf kilometer plankruimte. In het recente ontwerp is dat aantal teruggebracht tot 8,5 kilometer. Zorgvuldige selectie was dus geboden.

Foto van mentatdgt op pexels.com, tekst door Janna van Veen

Wilma Goossen was projectleider deselectie en herplaatsing van de collectie GW en informatiespecialist voor Geschiedenis. Er is door een team bibliotheekmedewerkers keihard gewerkt om de collecties van GW terug te brengen naar het vereiste volume. Daar ging een weloverwogen selectieprocedure aan vooraf.

Goossen legt uit hoe die procedure verliep. “Allereerst is er veel overleg geweest tussen informatiespecialisten en de staf van de verschillende opleidingen. Je kan zo’n klus immers niet klaren zonder de gebruikers te raadplegen. Om de juiste afwegingen te maken, worden de publicaties zorgvuldig onder de loep genomen. Er wordt gekeken naar de actuele relevantie van het materiaal voor onderwijs en onderzoek. Verder worden de uitleencijfers gecontroleerd en wordt er gekeken of het materiaal digitaal beschikbaar is en tenslotte of een bepaald boek of tijdschrift al elders bij de UvA aanwezig is.”

Aan de hand van al die gegevens wordt bepaald of het materiaal wordt opgeslagen in het IWO - het boekendepot van de bibliotheek in Zuidoost - of dat het beschikbaar blijft in de open opstelling, vertelt Goossen. “Wanneer het materiaal verplaatst wordt naar het IWO streven we ernaar dat de publicaties zo snel mogelijk weer beschikbaar komen, zodat het door de klant kan worden aangevraagd. Publicaties die niet aan de vereiste criteria voldoen worden gesaneerd. Die laatste categorie wordt zoveel mogelijk aangeboden aan staf en studenten.”

Belangrijkste richtlijn is volgens Goossen dat de collectie in de open opstelling zoveel mogelijk aansluit op wat op dat moment nodig is voor onderzoek en onderwijs. “Verder gaan we in overleg met de gebruikers een bronnenkamer voor Oudheid en Middeleeuwen inrichten in de nieuwe UB. Voor dat doel worden de huidige bronnenkamers van PC Hoofthuis en de UB samengevoegd.”

Inmiddels hebben de bibliotheekmedewerkers van GW met de volgende grote opgave ook afgerond: het omnummeren van al het overgebleven materiaal naar het Library of Congress Classification system (LCC). Goossen: “We hadden eerder nog 34 verschillende indelingssystemen. Het gaat om de systeemcodes waarmee bibliotheekmateriaal te vinden is in de catalogus en uiteindelijk ook op de plank. Wanneer die codes allemaal verschillen is dat heel onhandig voor onze klanten. LCC is een systeem dat internationaal al door veel wetenschappelijke bibliotheken wordt gebruikt waardoor het ook bij onze medewerkers vaak al bekend is. Bovendien zijn veel e-books ook geclassificeerd volgens het LCC. Dus is dit in alle opzichten een logische volgende stap.”